Creo que este es un objetivo móvil, tal vez siempre lo sea, debido a la cantidad de herramientas de colaboración que parecen multiplicarse diariamente.
Cualquier cosa "similar a la nube" puede ser un problema con la propiedad intelectual y las preocupaciones sobre el control y el almacenamiento de información de la compañía de forma remota. Y algunas veces hay contratos en los que tiene que poder demostrar el acceso o la imposibilidad de acceso (militar, gubernamental, etc.)
Tiene que funcionar para las personas involucradas, al igual que usted encuentra que el papel es una interrupción en el flujo de trabajo, cualquier herramienta nueva, incluso en el teclado, puede ser tan intrusiva para otra persona. Descubrí que la herramienta que se usa, sin importar cuan kludgy sea la mejor. Solo asegúrate de que la "base de datos" sea legible y portátil para el usuario, de modo que se pueda trasladar una especie de aspecto de marca o reducción, para que cuando cambies y adaptes las cosas se puedan portar.
Lo que ha funcionado bien en el pasado es una combinación de Wiki, bugtracker y SVN con ayuda de banda juntos. El rastreador de errores se unió a la Wiki muy bien y pronto debido a una lista de incidentes, ideas y tareas. El Wiki incluyó documentación adicional, * .pdf, notas, actas de reuniones, imágenes de pizarras blancas y SVN (supongo que ahora usaría Git) no solo para el código fuente sino también para documentos internos y control de revisión con sellos de registro ( que son necesarios por razones legales).
Se recomienda algo que esté basado en el navegador y que pueda volver a sincronizarse al adjuntar para que puedas trabajar fuera de línea.
Lo más importante es que no puede ser una respuesta burocrática, es decir, "debes escribir de esta manera", es mejor que digas "Sabes que a Jill le gusta agregar las actas de las reuniones al control de revisiones, te gusta la wiki, asegúrate de que haya enlaces obvios para que ella encuentre lo que escribe y viceversa "lo que evolucionaría es que apareció un calendario de nivel superior con reuniones y enlaces a notas. Y aquí, una reunión puede ser dos personas que intercambian ideas en una pizarra blanca con fotos de una reunión oficial de lanzamiento. Si fuera fácil de usar, la gente lo gravitaría. Con diferentes equipos que tienen composiciones diferentes, es difícil predecir cómo componer mejor las herramientas, así que sea flexible.
He analizado Asana y varias herramientas en línea para la colaboración remota, que parecen ser demasiado inflexibles y el aspecto de la nube es un problema para la seguridad. Evernote es útil, por lo que parece que es mejor que tomes fotos limpias y las descargues a un * .pdf local para que se coloquen en una wiki, ya que no podría usar Evernote para otra cosa que no sea solo instantáneas web.
Las enormes bases de datos de diseño se guardan en silos por separado, pero la información del repositorio se descarga en los scripts de la wiki para facilitar la búsqueda.