Kanban, el método de gestión visual que se originó en la industria automotriz japonesa, se ha convertido en una herramienta popular para mejorar el flujo de trabajo y aumentar la eficiencia en una amplia gama de industrias. La idea básica es simple: visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y optimizar el flujo. Mientras que los tableros Kanban físicos son una vista común en muchos lugares de trabajo, también puede crear una versión digital utilizando Excel.
Para crear un tablero Kanban en Excel, empieza por crear una hoja de cálculo con columnas para las distintas etapas de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, si estás gestionando un proceso de creación de contenidos, podrías tener columnas para «Por hacer», «En curso» y «Hecho». A continuación, puedes añadir filas para cada tarea o proyecto en el que estés trabajando.
A continuación, utiliza el formato condicional para codificar por colores cada celda en función de su estado. Por ejemplo, puedes usar verde para «Por hacer», amarillo para «En curso» y azul para «Hecho». Esto hará que sea fácil ver de un vistazo qué tareas se están moviendo a través del flujo de trabajo y cuáles están estancadas.
También puede utilizar las capacidades de filtrado y clasificación de Excel para personalizar aún más su tablero Kanban. Por ejemplo, puede ordenar las tareas por fecha de vencimiento o prioridad, o filtrar por miembro del equipo o tipo de proyecto.
Una de las principales ventajas de utilizar Kanban en Excel es la posibilidad de realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Al registrar la fecha en que cada tarea pasa de una etapa a otra, puede generar informes y gráficos que muestren cuánto tiempo se tarda en completar cada etapa de su flujo de trabajo. Estos datos pueden ayudarle a identificar los cuellos de botella y optimizar su proceso para lograr la máxima eficiencia.
En conclusión, la creación de un tablero Kanban en Excel es una forma sencilla y eficaz de visualizar su flujo de trabajo y mejorar su proceso. Mediante el uso de formato condicional, filtrado y clasificación, puede personalizar su tablero para satisfacer sus necesidades específicas. Y mediante el seguimiento del progreso en el tiempo, puede identificar áreas de mejora y racionalizar su flujo de trabajo para una mayor productividad.
Kanban es una herramienta visual de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a gestionar eficazmente su flujo de trabajo. Aquí hay algunos pasos para utilizar eficazmente Kanban:
1. Identificar las etapas del flujo de trabajo: En primer lugar, identifique las diferentes etapas de su flujo de trabajo. Por ejemplo, si está gestionando un proyecto de desarrollo de software, las etapas de su flujo de trabajo podrían ser «Por hacer», «En curso» y «Hecho».
2. 2. Crear un tablero Kanban: Cree un tablero Kanban que represente las etapas de su flujo de trabajo. Puede utilizar un tablero físico o una herramienta digital como Trello, Asana o Monday.com.
3. Añade tareas al tablero: Agregue tareas al tablero y asígnelas a la etapa de flujo de trabajo apropiada. Cada tarea debe tener una descripción clara y una fecha límite.
4. Establecer límites de trabajo en curso: Establezca límites para el número de tareas que pueden estar en curso en cada etapa del flujo de trabajo. Esto ayuda a evitar la sobrecarga y optimizar el flujo de trabajo.
5. Supervisar el progreso: Mantenga un ojo en el tablero y supervisar el progreso. Mueva las tareas a través del tablero a medida que avanzan a través de las etapas del flujo de trabajo.
6. Mejorar continuamente: Revise y mejore continuamente el proceso. Identificar los cuellos de botella y áreas de mejora, y hacer los cambios necesarios para optimizar el flujo de trabajo.
Para extraer un tablero Kanban de Excel, puede seguir estos pasos:
1. Abra su archivo de Excel que contiene la tabla Kanban.
2. 2. Seleccione el rango de celdas que contiene la tabla Kanban.
3. Copie el rango seleccionado presionando «Ctrl + C» o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando «Copiar».
4. Abra una nueva tabla de Microsoft Planner.
5. Crear una nueva lista de tareas haciendo clic en el icono «+».
6. Pega la tabla Kanban copiada en la lista de tareas pulsando «Ctrl + V» o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando «Pegar.»
7. Organizar las tareas en el tablero según sea necesario.
8. Guarde el tablero del Planificador.
Alternativamente, puede utilizar una herramienta de terceros como Trello o Asana para importar el tablero Kanban desde Excel.